Quantas vezes entramos em uma reunião e
acabamos perdendo horas porque não está sendo bem conduzida? Perder o foco do
assunto é o que mais acontece. Por isso, hoje trouxe esse assunto para que façamos mais reuniões produtivas e sem desgaste de tempo.
É importante que todos estejam preparados e
saibam o que esperar da reunião. Todos os
participantes precisam chegar à sala de reunião sabendo do que estará em pauta.
O ideal é que as pessoas se preparem com sugestões, relatórios e informações
que baseiem as decisões que serão tomadas naquele momento, assim será
possível realizar reuniões rápidas.
A reunião precisa acontecer
em um lugar tranquilo, para que ninguém perca o foco e que não haja
interrupções. Utilizar aquele espaço destinado a reuniões é a melhor opção.
Através de pesquisas, descobri que o período da manhã é o mais indicado, pois todos estão com a cabeça
fresca. A duração é outro fator importante e que precisa ser respeitado. Tenha
em mente o tempo estimado que deseja gastar, mantenha o foco para que não se
desvie do objetivo traçado anteriormente.
Para tanto, a pauta deve ser organizada e
planejada com antecedência. Já sabendo a pauta da reunião, o certo é que os
convocados entendam o que está em pauta e busquem soluções e dados que possam
agregar o assunto em questão.
A democracia deve ser respeitada. Nós como
líderes devemos incentivar o grupo a opinar e propor ideias, de modo a
propiciar a comunicação e a tomada de decisões levando em conta os pontos a
favor e contra.
Evite sermões e ironias, isso prejudica a produtividade da reunião. Mesmo que o estresse esteja a todo vapor, lembre-se
que para o feedback dar resultado é preciso ser individual e quando estiver no
controle de seu estado emocional, ou seja não é o local, nem o momento
apropriado para isso. Ironia e sarcasmo bloqueiam a comunicação eficaz entre as
pessoas, além de não fazer bem para a relação profissional com sua equipe.
Portanto para ter uma reunião produtiva, evite puxões de orelha e
comentários improdutivos.
Após a reunião, reserve alguns minutos para
documentar o que foi decidido e disponibilize esse documento para os demais
participantes. Dessa forma todos saberão as próximas etapas evitando problemas
de comunicação.
Reunião
sem direcionamento e objetivos vira bate-papo. É desperdício de tempo: fala-se
muito, decide-se pouco e a produtividade da empresa é prejudicada.
Abraço,
Dani Nunes★
danielleanunes@gmail.com
Fontes:
http://www.sbcoaching.com.br/
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