Esta reportagem da Você S/A publicada no sia 22/03/2015, começa com um desafio: leia o texto todo de uma
vez, sem interrupções.
Não vale olhar mensagens no celular nem espiar as redes
sociais.
Ao cair na tentação de fazer outra coisa durante a leitura, você
age como um multitarefa. Muita empresa gosta e até espera que seus empregados
assumam esse comportamento de tocar várias atividades ao mesmo tempo. Ainda
mais em períodos de estagnação e ajuste econômico como o atual, em que o
tamanho das equipes diminui e o trabalho cresce.
O problema é que o hábito não passa de um mito. Só 2,5% das
pessoas são capazes de levar adiante mais de uma tarefa por vez, segundo
pesquisa da Universidade de Utah, nos Estados Unidos. Elas são chamadas de
supertaskers. Mas o restante dos mortais só se atrapalha ao tentar ser
multitarefa.
Há um problema evidente, já que a maioria das empresas adora
valorizar quem acumula diversas funções, o que, na prática, é impossível.
“Já tive brigas com gestores de RH que insistem em colocar nas vagas de
emprego: ‘Capacidade de ser multitarefa’”, afirma Christian Barbosa,
especialista em gestão do tempo, de São Paulo. “Isso não existe, não funciona,
é irracional.”
Tanto que o consultor criou um teste para verificar se os
brasileiros são mesmo capazes de exercer várias atividades simultaneamente com
eficiência. Em 2014, 4 000 profissionais participaram da prova e somente 1% conseguiu
ser mais produtivo com um olho no gato e outro no peixe.
Além de ser um tiro no pé da produtividade, tentar dar conta de
todo o trabalho de uma vez causa enorme angústia. A pessoa trabalha o dia todo
e termina com a sensação de que nada foi concluído. E, mesmo quando a tarefa
chega ao fim, resta o sentimento de má execução.
Qual a solução para dar conta de todas as tarefas de maneira
eficiente? Não existe milagre, apenas investimento em organização e
concentração. “Cada pessoa se organiza de um jeito e precisa descobrir como é
mais eficiente”, diz Paula Rizzo, especialista americana em organização e
autora do livro The Listful Thinking (ainda sem edição no Brasil, e-book por 27
reais na Amazon).
O primeiro passo é a consciência de que o descontrole sobre as
atividades só atrapalha os resultados. Diante do desafio de chefiar dois
times, um no Brasil e outro nos Estados Unidos, José Roberto Pelegrini, de 39
anos, diretor financeiro da JDSU, multinacional especializada em redes de
comunicação, decidiu reorganizar sua agenda.
Esse período foi de muito trabalho e ele só conseguiu dar conta
do recado porque reviu seu estilo de trabalhar e priorizar tarefas. “Parecia
que estava sempre deixando algo de lado, que não tinha me dedicado totalmente”,
diz. A fórmula que encontrou passa por fazer listas das atividades semanais e
diárias, manter a caixa de e-mail vazia e manter a calma. “Não adianta dar
chilique na reunião, reclamar que não vai dar tempo”, afirma José Roberto.]
Como ele, outros profissionais contam nesta reportagem as maneiras
e os hábitos que encontraram para ser pessoas mais eficientes. O segundo
passo é combater a distração, um desafio que fica mais complexo à medida que o
mundo se torna mais conectado. Alternar continuamente a atenção entre várias
tarefas prejudica a memória e o raciocínio, o que leva à queda de desempenho.
Gloria Mark, professora da Universidade da Califórnia, descobriu
que um profissional típico leva, em média, 25 minutos para retornar à tarefa
original depois de uma interrupção. “Alguém que permanece 10 horas no
escritório poderia ficar apenas 8 horas se trabalhasse com uma sequência de
tarefas”, afirma Christian.
A sensação de sobrecarga já começa a despertar em muita gente a
vontade de viver uma vida menos caótica, mais organizada e produtiva. Segundo
um relatório de tendências para 2015, feito pela agência Box 1824, de São
Paulo, uma crescente maioria se convence de que é impraticável levar uma vida
tão conectada.
Nesse cenário, surge um contramovimento batizado de quiet bliss,
algo como “felicidade silenciosa”, que prega que façamos apenas uma atividade
por vez.
Para os defensores do movimento, aspectos como viver o momento
sem registrá-lo (nada de selfies nas férias ou de assistir a um show pela tela
do smartphone em vez de olhar para o palco), deixar a internet desligada por
alguns períodos, parar de encavalar afazeres e encontrar tempo para o ócio são
fundamentais.
Isso se aplica, logicamente, ao espaço do trabalho. “De maneira
inconsciente, muita gente acha que não merece ter tempo para o descanso”, diz
Brigid Schulte, jornalista americana que escreve para o periódico The Washington
Post e é autora do livro Overwhelmed: Work, Love, and Play When No One Has the
Time (“Sobrecarregados: trabalho, amor e diversão quando ninguém tem tempo”,
numa tradução livre, ainda sem edição no Brasil). “Mas esses períodos são
fundamentais para pensar sobre o que importa para você, onde você está, para
onde está indo e como está gastando seu tempo.”
Quem consegue organizar os horários para ter tempo livre consegue
organizar o tempo para trabalhar melhor. Esse é o desafio. E é importante saber
dosar quando já trabalhou o suficiente.
Para isso, o consultor americano Stephen Lynch, especialista em
produtividade, propõe três questionamentos: quantas horas você trabalha em
média por semana? Você é capaz de se desligar completamente do trabalho um dia
por semana? Como você tem melhorado a produtividade das horas que gasta
trabalhando? Mudar as respostas a essas perguntas é o caminho para dar conta de
tudo e ter uma vida melhor — dentro e fora do escritório.
http://exame.abril.com.br/revista-voce-sa/noticias/multitarefa-e-mito-veja-como-se-organizar-para-ser-eficiente
Abraço,
Dani Nunes
danielleanunes@gmail.com
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